建設系企業の経営で使える！建設業IT化に向けた便利なサービス紹介
個人で工務店を経営している方、地域密着型の小規模な工務店経営をしている方に質問です。ITツールはどれくらい導入していますか？
「覚えるのがめんどくさい」「手でやった方が早い」と思っていませんか？
長い目で見たときに「ITツール導入しておけばこんなに楽だったのか！」と後悔する日が来るはずです。コンピュータは人間が処理しきれない所までカバーしてくれます。記録も簡単だし、事務所が紙だらけになることもありません。
とはいえ、どのツールが使いやすいのでしょうか？失敗して何度も使い方を覚えなおすのは面倒ですよね。
そこで今回は工務店経営で人気のツールをご紹介します！
ぜひ参考にしてみてください。
オンラインミーティング
顧客との連絡はどのように取っていますか？
直接会って話す、電話をする、メールをする。
これでももちろん良いのですが、お互いに顔を合わせつつ、でも移動コストが少ない連絡手段があります。それはオンラインミーティングです。
オンラインミーティングであれば、会社側は移動コストを下げられますし、顧客側はお菓子やお茶の用意などの「お客様」対応をする必要がなく、気軽に話すことができます。
とくに主流なのはZoomです。無料版でも良いのですが、3人以上で話す場合は40分という時間制限がかかるので、有料版を利用することをお勧めします。
有料版には、プロ（月2,000円/1ホスト、9ホストまで）ビジネス（月2,700円/1ホスト、10〜99ホスト）企業（月2,700円/1ホスト、100ホスト以上）があります。なお年間契約の方が安いのでそちらも要確認です！
おそらくプロでの契約で問題ないかと思いますので、ぜひ試してみてください。
契約の電子化
契約書を紙で交わす時代はもう終わりを迎えつつあります。
契約書を電子化することで得られるメリットは、①紙で保管する必要がない、②印紙代がかからない、③いつでも契約をすることができる、④契約までの手間がかからない、の4つです。
①紙で保管する必要がない
紙で保管すると、契約書確認のときに探すのに時間も手間もかかります。しかし電子契約であれば、検索をかけるとすぐに見つかります。お客様の保管の手間を減らすこともできます。
②印紙代がかからない
紙の契約書は収入印紙を貼らなければならないと法律で決まっています。一件あたり数百円から数十万円になることも。この印紙代はお客様の負担となります。契約のときに税金が数万円かかる事業者と、無料の事業者がいたら後者のほうが喜ばれるでしょう。
また、電子契約であれば印紙の貼り忘れを防ぐこともできます。
③いつでも契約することができる
オンラインでの契約になりますので、契約のために訪問しハンコを押してもらうという作業が省略できます。
④契約までの手間がかからない
紙の契約書を使用する場合は、契約書の印刷・製本、収入印紙の用意、封筒の用意、郵便局への投函など、多くの事務作業を行う必要があります。しかし電子契約であればオンライン上で作成し、メールを送信。以上で終わりです。かなりの工数と経費が削減できます。
電子契約でよく使用されるのはcloud signです。
使い方もかなり単純化されており、契約書のカスタマイズも簡単なので、使ってみてください！
写真の保存と共有
現場も写真を撮ったあと、その写真をきちんと管理できていますか？
住宅地図や図面は案件ごとにまとまっていますか？
これらの画像をLINEなどのチャットアプリで他業種の方々と共有すると、今見ている写真がどの現場の写真か分かりづらい。さらに、別の人には写真を何枚も送りなおさなきゃいけません。
その問題を解決してくれるのがドロップボックスです。
ドロップボックス内に現場ごとのフォルダを作成し、関係者の方々へフォルダのリンクを送ることで、各業者さんは入っている画像を自由に閲覧することができます。
フォルダが分かれているので、どの現場の写真なのかが分かりやすいですし、送る方も何度も同じ画像を送りなおす必要が無くて楽ちんです。
現調ノートのオンライン化
現調に行くときはバインダーと紙とペンを持っていく方も多いと思います。
でも、紙だと一度紙に書き、明るさや手振れに気を付けて写真を撮り、ドロップボックスに上げるという、少し手間がかかる方法になってしまいます。
そこで使えるのがiPadの手書きノートアプリ、GoodNotes。
現場ではiPadでノートを取り、必要な時にカメラも起動すれば現場の写真も撮れて一石二鳥です！
GoodNotesで取ったメモはPDFファイルに書き出し、すぐにドロップボックスに入れることができます。
なお、iPadやApple Pencilの購入費用、iPad自体の重さ、画面のシールによっては絵や文字が書きづらくなるなど、欠点はありますので、導入に関してはお財布事情によって考えても良いと思います。
まとめ
今回はオンラインミーティング、電子契約、写真管理/共有、現調ノートのオンライン化についてご紹介しました。本記事では各項目で1サービスずつしかご紹介しませんでしたが、ネットで検索すると色々なサービスが紹介されています。
各サービスに良い点と悪い点がありますので、自分に合ったサービスを見つけて仕事を効率化させていきましょう。
この記事を足がかりに、色々とお試しください！
参考
伊藤謙, 2021, 『地域No.1工務店の「圧倒的に実践する」経営』, 日本実業出版社.
cloud sign https://www.cloudsign.jp/
drop box https://www.dropbox.com/ja/
GoodNotes https://webcli.jp/topics/goodnotes/
GENCHO https://gencho-kun.jp/